你需要给公司全体员工制作带照片的工牌？或者给 100 位参会者发送个性化邀请函？逐个复制粘贴显然不现实。Word 的“邮件合并”功能可以自动从 Excel 数据源中读取信息（包括文字和图片路径），批量生成成百上千份个性化文档。
本文以 批量制作员工工牌（带照片） 为核心案例，完整演示邮件合并的操作流程，其他场景（邀请函、证书、合同等）原理相同。
一、准备数据源（Excel 表格）
首先，你需要一个结构化的数据源，通常使用 Excel 文件。
要求：
- 第一行必须是列标题（如“姓名”“部门”“工号”“照片路径”），不能有空列。
- “照片路径”列需填写每张照片在电脑上的完整路径，例如
C:\工牌照片\张三.jpg。照片建议使用统一尺寸（如 300×300 像素），避免排版错乱。 - 每一行代表一位员工。
示例数据：
| 姓名 | 部门 | 工号 | 照片路径 |
|---|---|---|---|
| 张三 | 销售部 | S001 | C:\工牌照片\张三.jpg |
| 李四 | 技术部 | T002 | C:\工牌照片\李四.jpg |
保存并关闭 Excel 文件，记住存放路径。
二、创建 Word 主文档（工牌模板）
打开 Word，新建一个空白文档，设计工牌模板。你可以插入形状、文本框、图片占位符等，需要插入变量（合并字段）的位置先用文字占位。
一个简单的工牌模板示例如下（可根据需要美化）：
┌─────────────────┐
│ 员工工牌 │
│ │
│ [照片占位] │
│ │
│ 姓名：«姓名» │
│ 部门：«部门» │
│ 工号：«工号» │
└─────────────────┘
注意：这里的 « » 不是手动输入的，而是下一步通过邮件合并功能插入的域代码。
三、启动邮件合并向导
- 切换到
邮件选项卡。 - 点击
开始邮件合并→ 选择信函（如果每份文档需要单独打印或保存，也可选“目录”或“标签”）。 - 点击
选择收件人→使用现有列表→ 找到并选中准备好的 Excel 文件 → 选择包含数据的工作表（如 Sheet1）→ 确定。
此时，Word 已经与 Excel 数据源建立了连接。
四、插入合并字段（文字部分）
- 将光标放在“姓名：”后面 → 点击
插入合并域→ 在下拉列表中选择“姓名”。 - 同样操作插入“部门”“工号”。
完成后，文档中显示为 «姓名» 等域代码。
五、插入图片（照片）—— 关键步骤
普通文字字段直接插入即可，但图片需要用 INCLUDEPICTURE 域来实现。
将光标放在需要放置照片的位置（例如上面的“[照片占位]”处）。
按
Ctrl+F9插入一对花括号{ }（注意：不能手动输入花括号，必须用快捷键）。在花括号内输入以下代码（注意空格）：
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD 照片路径 }" }完整显示为：
{ INCLUDEPICTURE "{ MERGEFIELD 照片路径 }" }按
F9更新域，此时 Word 会尝试显示第一条记录的照片（如果路径正确）。
如果图片未立即显示，不要担心。完成合并后，全选（Ctrl+A）再按
F9即可全部显示。
六、预览结果
点击 预览结果 按钮，Word 会显示第一条记录的实际内容（如“张三”及其照片）。你可以通过左右箭头按钮查看其他记录。
如果照片显示为红叉，请检查 Excel 中的照片路径是否正确（例如是否使用了绝对路径、文件是否存在、文件名是否包含空格等）。
七、完成合并（三种输出方式）
根据你的需求，选择以下一种方式：
方式一：合并到新文档（最常用）
点击 完成并合并 → 编辑单个文档 → 选择“全部”或指定范围 → 确定。Word 会生成一个包含所有工牌的新文档，每条工牌单独成页（取决于你的模板分页设置）。你可以保存这个文档，一次性打印全部工牌。
方式二：直接打印
点击 完成并合并 → 打印文档 → 选择记录范围 → 确定。直接发送到打印机，每份工牌逐份打印。
方式三：保存为 PDF 分发给员工
将合并生成的新文档另存为 PDF，然后用企业微信或邮件分别发送每位员工的工牌。但邮件合并本身不直接支持按人分拆 PDF，需要借助其他工具（如 VBA 宏）。
八、其他常见应用场景及调整
场景1：批量制作邀请函
数据源包含“姓名”“公司”“座位号”等列。主文档中撰写邀请函正文，如：
尊敬的 «姓名» 先生/女士：
诚邀您参加我司于 2026 年 7 月 1 日举办的年度峰会，您的座位号为 «座位号»。
合并后每人一份个性化邀请函。
场景2：批量制作培训证书
数据源包含“姓名”“课程名称”“成绩”。主文档中设计证书模板，插入对应字段，合并后打印并盖章。
场景3：批量打印信件标签（邮寄地址）
数据源包含“收件人”“地址”“邮编”。使用 标签 类型（开始邮件合并 → 标签），选择合适的标签尺寸（如 Avery 标准），然后插入地址字段。合并后可直接打印在不干胶标签纸上。
九、进阶技巧
1. 处理照片不显示的问题
合并生成新文档后，如果照片区域仍为空白或红叉：
- 选中整个文档（
Ctrl+A）。 - 按
F9强制更新所有域。 - 如果仍然不显示，可能是路径问题。确保 Excel 中的路径使用双反斜杠（如
C:\\工牌照片\\张三.jpg）或正斜杠（C:/工牌照片/张三.jpg），Windows 路径也支持。
2. 设置数字或日期格式
右键点击 «工资» 域 → 切换域代码，修改为：
{ MERGEFIELD 工资 \# "#,##0.00" }
日期格式：
{ MERGEFIELD 日期 \@ "yyyy年MM月dd日" }
3. 条件判断（如根据性别显示不同称呼）
按 Ctrl+F9 插入域，编写：
{ IF { MERGEFIELD 性别 } = "男" "先生" "女士" }
4. 每条记录自动分页
在模板末尾（照片和文字下方）插入分页符（Ctrl+Enter）。合并后每条工牌从新页开始。
十、常见问题与解决
| 问题 | 解决方法 |
|---|---|
| 合并后数字没有千位分隔符 | 使用 \# "#,##0" 格式开关 |
| 日期显示为数字串（如 44567） | 使用 \@ "yyyy年MM月dd日" 格式开关 |
| 图片不显示，只有路径文字 | 选中图片域，按 F9；或合并后全选再按 F9 |
| 合并时提示“找不到数据源” | 确保 Excel 文件未被其他程序打开，且路径无中文或特殊字符 |
| 照片大小不一，版面混乱 | 在 Word 中先插入一个固定尺寸的图片框（布局固定），再将 INCLUDEPICTURE 域放在框内 |
总结
邮件合并是 Word 中最高效的批量文档生成工具。掌握它，你可以：
- 批量制作员工工牌、学生证（带照片）
- 批量发送活动邀请函、培训证书
- 批量打印信封标签、合同、录取通知书
建议先用 2-3 条测试数据试运行，确认照片路径和格式正确后，再进行全量合并。